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El método GRIP nos enseña a ser más productivos y a ocuparnos de lo verdaderamente importante

Con más de 60 mil ejemplares vendidos en los Países Bajos, llega a España la guía práctica del experto en productividad Rick Pastoor, un manual inteligente y útil para rendir mejor en el trabajo y encontrar tiempo para las cosas importantes

El método GRIP nos enseña a ser más productivos y a ocuparnos de lo verdaderamente importante

Cathryn Lavery | Unsplash

¿Has tenido esa sensación de que estás perdiendo el control? ¿De que el trabajo va a un ritmo distinto al tuyo? ¿Trabajas duro y no avanzas? Si es así como sientes que es tu relación con el trabajo, el método GRIP te puede ayudar. Se trata de aprender a trabajar de una forma más inteligente. De ser más consiente del tiempo que tienes y sacar más provecho de tu vida.

El método GRIP busca ayudarte a entender que debes fijarte objetivos que realmente puedes cumplir, a aprovechar tus capacidades personales y, por sobre todo, a que comprendas que, como dice el propio Pastoor, «nuestra forma de trabajar necesita nuestro cariño y atención». Y es que, aunque parezca lo contrario, nadie nos ha enseñado a cómo trabajar de manera eficiente, a tomar decisiones inteligentes. El método GRIP te ayuda a repensar cómo enfocas tu trabajo, pero también a cómo decidir lo que no hay que hacer. Aquí no hay magia ninguna, es algo tan sencillo como «proporcionar claridad en el medio del caos», dice Pastoor. Con unos pocos bloques de construcción y utilizando herramientas conocidas (un calendario, una lista de tareas pendientes, el correo electrónico), uno puede llegar a ser mucho más eficiente.  

Dice Pastoor: «El verdadero progreso no se consigue haciendo el trabajo que te apetece o lo que te viene a la cabeza en un momento determinado». Se trata de que todo esté organizado, pero dejando también espacios (calculados) para la improvisación. A él, conseguirlo le supuso varios años de prueba y error.  Y durante ese proceso es cómo encontró su método, desarrollado a partir de distintas partes flexibles e interrelacionadas. Así, el método GRIP no se trata de un conjunto de normas de todo o nada que se haya de seguir a ciegas; más bien es una «red de seguridad» a la que siempre se puede recurrir, y que te ayuda a gestionar los imprevistos.

Recupera el control de tu vida

Fase 1: la agenda. Para gestionar una buena agenda, Pastoor propone seis pasos: elegir una agenda (él prefiere las digitales), anotar las reuniones de todo tipo, determinar claramente la hora de finalización, enviar las invitaciones para conectar, calcular los tiempos de desplazamiento (en el caso de que la reunión no sea en tu misma oficina), de preparación y de trabajo después de una reunión. Y, por último, incluir en la agenda tu propio trabajo. Es importante planificar el trabajo en función del día o de la hora concretos en que quieras o necesitas hacerlo, pero también apuntar solo los compromisos que sabes que vas a cumplir.

Además, debes reservar tiempo para ti mismo. Pastoor aplica la regla de los treinta minutos: solo incluye tareas que le vayan a llevar más de treinta minutos y que no quiere pasar por alto. Y para seleccionar dichas tareas, Pastoor propone 3 filtros: decidir las prioridades, evaluar las cosas según su urgencia e importancia (lo que ni es urgente ni importante se ha de quedar fuera), destacando de entre ellas las que habrán de tener un impacto potente para tu empresa o para tus propios objetivos. En última instancia (y antes de ponerte manos a la obra), propone Pastoor que cojas el bolígrafo rojo y recortes la lista. Deja solo dos o tres tareas importantes para la semana. Si te sobra el tiempo, ya añadirás más.

Asimismo, has de dejar un 20% de horas sin ocupar, procura no programar actividades seguidas que colapsen tu jornada laboral, describe cada actividad usando términos que te resulten claros y elige el momento y el lugar adecuados para cada actividad, pero siempre prioriza lo importante, realizándolo en primer lugar. Gracias a tener una agenda bien engrasada, si surgen trabajos inesperados, sabrás exactamente qué tareas se pueden postergar. Eso te proporcionará claridad y calma. Y, además, te permitirá adaptarte fácilmente. 

«Si puedo hacer una tarea en menos de dos minutos, me ocupo de ella de inmediato»

Fase 2:  el listado de tareas pendientes. Construye, para comenzar, un solo listado de tareas pendientes, y busca una manera sencilla para tener un acceso rápido a ellas (Pastoor propone Todoist para Android / Windows y Things para Mac/Iphone). A partir de aquí, intenta convertir tus tareas en acciones, agrúpalas en proyectos y define las áreas de trabajo. Para saber qué debes y qué no debes incluir sírvete de la regla de los dos minutos. Dice Pastoor: «Si puedo hacer una tarea en menos de dos minutos, me ocupo de ella de inmediato».

Fase 3: el correo electrónico. Si no quieres que el correo electrónico se coma toda tu jornada laboral, resérvate tres bloques de media hora cada día para el correo. Lo que no pueda ser contestado durante uno de esos intervalos se habrá de dejar para el siguiente. Y es que hay una regla de oro: cuantos más mensajes envíes, más recibirás. Dice Pastoor: «Es una insensatez dedicar tanto tiempo al correo electrónico». Pues, sucede que siempre hay en nuestro día a día algunos mensajes importantes, pero la mayoría puede esperar. La clave: en lugar de compaginar constantemente el correo electrónico con otras tareas, se trata de reservarle un espacio fijo durante el día. Porque, sí, la multitarea es un mito. La mejor forma de usar el email, según Pastoor es siendo breve en las comunicaciones, yendo directo al grano y buscando la proactividad: formulando sugerencias en lugar de preguntas abiertas. 

Tanto la agenda como la lista de tareas pendientes, funcionan para Pastoor como «cerebros de apoyo» y sus objetivos han de ser semanales. Por ello, recomienda que dediquemos cada semana treinta minutos a actualizar la agenda, a limpiar la lista de tareas pendientes, a repensar la semana y a proyectarnos en la siguiente.

Rick Pastoor. | Foto: Merlijn Doomernik | Cedida por la editorial.

Tener una meta marca la diferencia

Hemos hablado del cómo y ahora tenemos que hablar del por qué. Uno debe saber qué le ilusiona, cuáles son sus habilidades y, por último, definir su propósito. Para ello, se ha partir de resoluciones que se conviertan en acciones concretas, que son el trampolín perfecto para tus objetivos. Tener objetivos incrementa la productividad y te da energía. Ahora bien, hay que tener un enfoque SMART (por sus siglas en inglés): objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Los objetivos no han de ser demasiado fáciles, pero tampoco inalcanzables. Propone Pastoor que te los fijes a no más de tres meses vista, porque un año es un margen de tiempo demasiado largo, y que mezcles objetivos más ambiciosos con otros más pequeños y factibles. Su consejo: no más de 7 objetivos. Y lo más importante, dice Pastoor: «para tener todas las probabilidades de alcanzar mis objetivos, tienen que aparecer continuamente en mi radar». Esto es, han de estar siempre presentes.

Para que el camino no sea una travesía solitaria, nos propone Pastoor que nos busquemos un cómplice. Porque todos necesitamos que nos den aliento y la automotivación tiene sus límites. Una suerte de «tribunal de cuentas», alguien con quien podamos repasar regularmente nuestros logros o, en su caso, que nos ayude e a entender qué cosas nos frenan y nos impiden conseguir nuestros objetivos.

Sé tú mismo, pero mejor

Nuestra autoimagen es la historia que contamos sobre nosotros mismos y que actúa como desencadenante para nuestros actos. Así las cosas, debemos tender a cambiar nuestro comportamiento para que, con ello, cambie el relato que hacemos de nosotros mismos. Se trata de ir haciéndolo en pequeños pasos, reconsiderando tus ambiciones internas relacionadas con el crecimiento y el progreso, entendiendo las expectativas externas (para que el desajuste de estas con las tuyas no te produzca estrés) y balanceándolo con tu nivel de energía; esto es, buscando la zona óptima. Se trata de alinear las expectativas internas y externas y de buscar el equilibro con tu nivel de energía, buscando objetivos estimulantes.

«Nuestra forma de trabajar necesita nuestro cariño y atención»

Teniendo el control de nuestra semana, de nuestros objetivos trimestrales y conociéndonos mejor a nosotros mismos, ya solo nos falta activar el pensamiento estratégico. Y es que, cuanto más estratégicamente se piensa en un problema, mejores serán los resultados. Pastoor nos ofrece cuatro tácticas: 1) Ve a la raíz del problema, 2) Estudia lo que otros han probado, 3) Piensa en alternativas y 4) Identifica el sesgo cognitivo que te limita (los sesgos son todos los mecanismos que tiene el cerebro para no ir más allá de una solución rápida). Ya solo te queda pensar a lo grande, sabiendo que no se tiene que hacer todo de una vez, que lo importante es ir completando pequeñas tareas, unas detrás de otras. Porque, y esta es la gran lección del método GRIP: «Los triunfos personales son la suma de una larga cadena de pequeñas acciones».

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